小型商贸公司用什么进销存软件？

最近，一个商贸公司的客户在了解产品时，向我们倾诉了自己的烦恼：“因为公司规模比较小，所以没有使用专业的进销存软件来进行管理，平时记录数据什么的也是使用比较简单的Excel表格。但是，随着业务的扩大，数据量的增加，Excel表格已经无法满足实际需求了，不仅非常的消耗人工和时间成本，而且还非常的耗时间。有时候甚至出现数据错误也没法第一时间发现的问题。”

事实上，这样的话我已经听过非常多类似的了。与其在面对无法解决的难题时，不得不选择专业的进销存的软件，不如在一开始就选择好适合自己企业的进销存软件。在分析了客户的困难后，我向他推荐了我们公司也在用的进销存系统。本文涉及的进销存软件链接放在这里，大家感兴趣的可以点开试试>>https://s.fanruan.com/sf33n

接下来，我和大家一起来聊一聊像这样的小型商贸公司到底该用什么样的进销存软件。

在选择适合自己的进销存软件之前，我们首先知道进销存软件有哪些功能。这里以我们公司在使用的进销存软件为例。

一、进销存软件有哪些功能

进销存软件功能丰富，主要包括以下几个方面：

1、采购管理

订单处理：支持采购下单，可详细记录采购商品的信息、数量、价格、供应商等，便于跟踪采购进度。

入库管理：采购的商品到货后，可进行入库操作，系统自动更新库存数量，确保库存数据的实时性和准确性。

退货管理：若采购的商品存在质量问题或不符合要求，可发起退货流程，系统会相应调整库存和采购记录。

报表分析：自动生成采购分析报表，如采购订单统计、采购成本分析等，帮助企业了解采购情况，优化采购策略。

2、销售管理

报价与订单：可以创建销售报价单，方便与客户沟通价格和产品信息。同时，支持销售订单的创建、审核、发货等全流程管理，提高销售效率。

退货处理：对于客户退回的商品，能够进行退货登记和相应的库存、销售数据调整。

报表生成：自动生成销售分析报表，如销售业绩报表、销售趋势分析等，助力企业洞察市场需求，调整销售策略。

3、库存管理

实时监控：系统能够实时跟踪库存的出入库情况，包括采购入库、销售出库、调拨等操作，让企业随时掌握库存数量和状态。

调拨管理：支持不同仓库之间的商品调拨，合理分配库存资源，提高库存利用率。

盘点管理：可定期进行库存盘点，系统自动生成盘点报表，方便企业核对实际库存与系统记录的差异，并及时进行调整。

预警功能：企业可设置库存预警值，当库存数量低于或高于设定值时，系统自动发出预警通知，提醒企业及时补货或控制库存积压。

4、财务管理

数据记录：集成财务管理功能，员工可在线录入销售与采购的财务数据，如收入、支出、应收账款、应付账款等，确保财务数据的准确性和及时性。

报表生成：自动生成多维分析报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，为企业管理者提供全面的财务状况视图，方便进行财务分析和决策。

账款管理：有效管理账款往来，清晰记录应收账款和应付账款的明细，便于及时催收和付款，避免财务风险。

5、客户管理

信息管理：集中管理客户的基本信息、联系人、联系方式等，方便企业查询和维护客户资料。

跟进记录：记录与客户的沟通记录、拜访记录、销售机会等，有助于销售人员更好地了解客户需求，提高客户转化率。

数据分析：通过对客户数据的分析，生成客户分析报表，如客户购买频次、购买金额、客户忠诚度等，为企业制定营销策略提供依据。

6、数据分析

多维度分析：提供丰富的数据分析功能，如销售趋势分析、库存周转率分析、采购成本分析等，帮助企业从多个角度了解业务运营状况，发现潜在问题和机会。

数据可视化：以直观的图表形式展示数据分析结果，如柱状图、折线图、饼图等，让企业管理者更清晰地理解数据背后的含义，便于做出决策。

二、怎么选择进销存软件——从主要问题入手

市场上的进销存软件种类繁多，到底该怎么样才能选择到适合自己的进销存软件呢？我认为要从自身需求出发。小型商贸公司遇到的困难大致可以分为采购、销售和库存三个方面。

从小型商贸公司在日常运营中遇到的困难出发，来选择适合自己的进销存软件。

1、采购环节

采购环节的问题主要是商品采购计划；供应商管理和采购成本控制。

第一，商品采购计划问题：小型商贸公司很难准确预估商品的采购量。例如，小型商贸公司可能经营多种日用品，由于缺乏对以往销售数据和库存余量的有效记录，可能会出现过度采购或采购不足的情况。过度采购会占用大量资金，增加库存成本，如仓储费用、商品损耗等；采购不足则会导致缺货，失去销售机会，影响客户满意度。

进销存在面对这个问题时能够进行需求收集与分析，实现采购与销售数据关联，自动生成采购计划。

通过表单功能，企业内部各部门可方便地提交采购需求，系统自动汇总形成采购需求池，采购人员能清晰了解各部门的需求及优先级，为制定采购计划提供全面准确的数据基础。

进销存还可以与销售管理模块集成，获取销售订单、销售预测等数据，分析销售趋势和规律，从而更精准地预测商品采购量和采购时间，避免库存积压或缺货现象的发生。

并且能够依据预设的规则和算法，如安全库存水平、采购周期、经济订货量等，系统自动生成初步的商品采购计划，采购人员可在此基础上根据实际情况进行调整和优化，提高采购计划的科学性和合理性。

第二，供应商管理问题：小型商贸公司通常会与多个供应商合作。没有进销存管理时，难以对供应商进行有效评估。可能会出现无法及时比较不同供应商的价格、交货期、商品质量等关键信息的情况。例如，在采购办公用品时，因为没有记录不同供应商的报价和产品质量反馈，可能会一直选择价格较高或者质量不稳定的供应商。

进销存系统在面对这个问题时能够提供供应商注册系统，供应商可在线提交注册信息，企业按照设定的供应商准入流程和条例，对供应商进行严格审核，确保只有符合要求的供应商才能进入合作体系，从源头上把控供应商质量。

并且为每个供应商建立详细档案，涵盖基本信息、联系方式、产品或服务范围、过往合作记录、质量评估结果等内容，方便企业全面了解供应商情况，在选择供应商和评估合作风险时提供有力依据。

除此之外，进销存系统能够搭建供应商协同平台，促进企业与供应商之间的信息共享和沟通，如采购需求、订单进度、库存情况等信息可实时传递给供应商，供应商也能及时反馈生产进度、发货信息等，提高双方协作效率，减少因信息不对称导致的问题。

第三，采购成本控制问题：在采购过程中，小型商贸公司如果没有良好的进销存管理，很难精确计算采购成本。除了商品本身的价格外，还可能忽略运输费用、装卸费用、保险费用等其他成本因素。例如，在采购一批电子产品时，没有考虑到不同运输方式的成本差异，导致运输费用过高，增加了总成本。

进销存面对这个问题能够实现询报价管理，价格监控与预警，采购数据分析等。

利用采购询报价功能，采购人员可快速向多家供应商发送询价信息，供应商在线回复报价后，系统自动整理和对比价格数据，帮助企业选择性价比最高的供应商和产品，有效降低采购成本。

系统实时监控供应商的产品价格变动情况，当价格超出预设的波动范围时，自动发出预警通知，提醒采购人员关注价格变化，及时与供应商协商调整价格或寻找更合适的供应商，避免因价格波动导致采购成本增加。

此外，提供丰富的采购数据分析功能，对采购成本、采购数量、采购价格等数据进行多维度分析，帮助企业发现采购过程中的成本控制关键点和潜在问题，如通过分析采购价格趋势，确定最佳采购时机；通过分析采购成本构成，找出可优化的成本项目等，为企业制定采购成本控制策略提供数据支持

2、销售环节

小型商贸公司在销售环节的问题主要体现咋商品定价，销售订单管理和客户关系维护上。

第一，商品定价问题：

小型商贸企业很难全面了解商品的成本结构和市场行情，从而影响商品定价的合理性。例如，对于一款新上架的零食，如果不了解其进货成本、竞争对手的价格以及库存周转要求，可能会定价过高或过低。定价过高会导致销售不畅，定价过低则可能无法保证利润。

商品定价方面进销存又成本加成定价法，市场导向定价法和动态定价策略。

首先，成本加成定价法。可帮助小型商贸公司详细记录商品的采购成本、运输成本、仓储成本等各项成本数据。通过设置公式字段，自动计算出包含一定利润率的建议售价，为定价提供基础数值，确保公司在盈利的前提下制定合理价格。

其次，市场导向定价法。利用数据分析功能，收集和分析市场上同类商品的价格信息以及竞争对手的定价策略。通过数据仪表盘直观地展示市场价格趋势和竞争态势，帮助企业了解市场行情，从而根据自身产品的特点和优势，制定出具有竞争力的价格。

最后。动态定价策略。对于一些受市场供需关系影响较大的商品，可以实时监控商品的库存水平、销售速度等数据。当库存较低且销售火爆时，系统自动提醒可以适当提高价格；而当库存积压时，则建议降低价格以促进销售，实现价格的灵活调整，提高企业的市场应变能力和盈利能力。

第二，销售订单管理问题：

小型商贸公司在处理多个销售订单时，如果没有进销存管理，容易出现订单混乱的情况。例如，可能会忘记订单的发货时间、客户要求或者商品配置等细节。特别是在促销活动期间，订单量增大，更容易出现发货延迟、商品错发等问题，导致客户投诉。

进销存能够提供订单创建与审批，订单跟踪与进度更新，还有订单数据分析。

提供了便捷的销售订单创建界面，销售人员可以快速录入客户信息、商品信息、数量、价格等订单详情。同时，可设置订单审批流程，确保订单的准确性和合规性。

进销存系统能够实时跟踪销售订单的状态，从订单创建、审核、发货到客户签收，每个环节都有明确的记录和状态标识。通过移动端应用，销售人员和管理人员可以随时随地查看订单进度，及时掌握订单的执行情况，提高客户满意度。

凭借强大的数据分析功能，可以对销售订单数据进行多维度分析，如按客户、商品、时间等维度统计订单数量、销售额、利润等指标。

第三，客户关系维护问题：

小型商贸公司难以根据客户的购买历史提供个性化的服务。例如，无法准确记录客户的偏好、购买频率和购买量等信息，就不能针对重要客户提供特殊的折扣或者优先配送服务，影响客户忠诚度的提升。

进销存能够为企业提供客户管理，实现客户分类与标签管理，加强客户沟通与关怀。

允许小型商贸公司全面记录客户的基本信息、联系人信息、购买历史、沟通记录等详细数据。通过客户信息表单和关联表格，建立完整的客户档案，方便销售人员随时了解客户的全貌，为个性化的客户服务提供依据。

企业可根据客户的购买金额、购买频率、忠诚度等因素对客户进行分类，并为不同类型的客户设置标签。例如，将客户分为重要客户、普通客户、潜在客户等，针对不同类型的客户制定不同的营销策略和服务方案，提高客户的满意度和忠诚度。

借助消息推送功能，企业可以定期向客户发送生日祝福、节日问候、新品推荐等信息，保持与客户的良好沟通和互动。同时，系统记录下所有的沟通历史，便于销售人员及时了解客户的反馈和需求，及时解决客户问题，增强客户的粘性。

3、库存环节

小型商贸公司在库存方面面临的问题时库存盘点繁琐易出错，库存周转率难以计算与分析，库存空间很难合理规划。

第一，库存盘点问题。小型商贸公司如果没有进销存管理，库存盘点会非常繁琐且容易出错。手工盘点可能会遗漏商品，或者记录不准确的数量。而且，由于缺乏实时库存数据，很难发现库存损耗、丢失等问题。

进销存在面对库存盘点问题时能够利用二维码技术，设计电子库存卡，生成盘点报表。

首先是二维码技术。进销存为每个库存商品或库位生成唯一的二维码，库管员在盘点时只需使用手机扫描二维码，即可快速获取商品的详细信息，如名称、规格、数量等，然后直接在手机上进行数据核对和录入，大大提高盘点效率和准确性，减少人工手写记录和查找商品信息的繁琐过程。

其次是电子库存卡。通过创建电子库存卡，记录库存卡卡号、仓库名称等关键信息，并与商品编码和库位编码相互关联。

最后是生成盘点报表。可以根据库存盘点单自动汇总生成库存盘点报表，实时呈现各库位的库存情况，包括货物种类、数量、金额等关键指标，并以图表、曲线等直观形式展示数据。

第二，库存周转率问题。没有进销存管理，很难计算和分析库存周转率。库存周转率是衡量公司运营效率的重要指标，不了解库存周转率会导致公司无法有效优化库存。例如，可能会积压大量销售缓慢的商品，而畅销商品却时常缺货，因为无法判断哪些商品周转快，哪些周转慢。

针对库存周转率难以计算与分析的问题，进销存能够实现数据自动采集与整合，设置库存周转率公式，提供数据分析工具，建立数据预警机制。

可以与企业的采购、销售等业务系统集成，自动采集商品的出入库数据、采购成本、销售价格等信息，无需人工手动录入和整理数据，确保数据的及时性和准确性，为库存周转率的计算提供可靠的数据基础。

根据企业的实际需求和会计核算方法，在平台上自定义设置库存周转率的计算公式，系统会自动根据采集到的数据进行计算，并实时更新库存周转率的结果。

利用数据分析功能，对库存周转率进行多维度的分析，如按商品类别、时间段、仓库等维度进行分析。

进销存还能设定库存周转率的预警值，当库存周转率低于或高于设定的阈值时，系统自动发出预警通知，提醒企业管理人员及时关注库存周转情况，采取相应的措施进行调整。

三、怎么选择进销存软件——从特性入手

1、是否高度灵活可定制：

小型商贸公司的业务流程可能具有独特性和多变性，作为零代码平台，可通过简单的拖拽和配置，快速搭建符合企业实际需求的进销存管理系统，无需编写复杂代码。企业能够根据自身业务特点和发展变化，随时自定义字段、表单、流程等，轻松实现个性化管理，更好地适应业务的多样性和变化。

2、功能是够全面覆盖：

进销存涵盖了采购、销售、库存和财务管理等小型商贸公司进销存业务的全流程。

在采购管理方面，支持采购下单、入库、退货等操作，并自动生成分析报表；销售管理覆盖从报价、订单处理到发货、退货的各个环节，也可自动生成销售分析报表；库存管理能实时跟踪产品出入库、调拨和盘点等情况，确保库存数据准确；财务管理则集成了员工在线录入财务申请及多维分析报表生成功能，方便财务数据管理与分析，助力企业实现各环节数据流转和管理的无缝衔接。

3、是否支持多平台高效协作：

进销存支持企业微信、钉钉、飞书等主流办公平台，方便企业员工随时随地通过电脑、手机等设备访问和操作系统，不受时间和空间限制，提高工作效率。

4、成本效益如何：

对于小型商贸公司来说，成本控制至关重要。进销存软件的基础版免费，适合 5 人以下的初创企业，能够满足企业初期的基本管理需求，帮助其节省软件采购成本。随着企业的发展，还可以根据实际需要选择小微版、标准版或企业版，灵活升级，按需付费，有效控制成本投入，实现成本与效益的平衡。

5、是否易于上手操作简单：

进销存界面简洁直观，操作流程清晰易懂，无需专业的技术知识和复杂的培训，企业员工能够快速上手并熟练使用，降低了企业的培训成本和员工的学习成本，使企业能够迅速将软件应用到实际业务中，实现信息化管理的快速落地。

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