供应商管理系统有哪些实用的功能
供应商管理系统一般有以下核心功能
- 供应商信息管理
- 合同管理
- 绩效评估
- 风险管理
- 采购流程协同
我们以下面供应商管理系统为例，为大家详细介绍一下每个功能都是怎么做的，能解决企业哪些需求？https://s.fanruan.com/ntbby
该供应商管理系统专注于优化企业与供应商之间的全方位互动与合作流程。该系统覆盖了供应商管理的全生命周期，从初期的精心挑选与评估，到深入的谈判协商，直至合同管理、持续绩效监控与风险评估，每一步都力求精准高效。企业可以根据自身的独特需求，灵活调整系统配置，实现高度个性化的管理方案，满足多样化的业务场景需求。
【供应商管理模块】
怎么做：
建立一个全面的供应商数据库，以便对供应商的各类信息进行集中化管理。其中包括供应商的资质证书、过往业绩、行业声誉等资质方面的信息；产品的质量检测报告、良品率等产品质量方面的信息；以及在服务方面，涵盖响应速度、售后服务质量服务能力方面的信息。
操作步骤：
先设置准入条例→潜在供应商注册并提交信息，系统触发准入子流程→进行审核，审核通过后进入供应商库→后续可进行信息维护、绩效评估等操作。
解决企业什么问题：
一家电子产品制造企业，以往采购部门与供应商沟通订单需求、交货时间等信息时，主要通过电话、邮件等方式，信息容易遗漏或误解。使用该系统供应商管理协同系统后，采购人员在系统中创建订单并填写详细需求，供应商可实时查看并确认，双方还能在系统内针对订单细节进行在线沟通和讨论，大大提高了沟通效率和准确性。各部门的审批流程也在系统中进行，审批进度实时可见，信息同步及时，避免了因信息不同步导致的订单延误等问题。
【采购管理模块】
怎么做：
集成化采购流程管理工具，覆盖采购计划、订单生成、合同管理及付款审核等关键环节。通过自动化与电子化手段，提升采购效率，确保流程合规，减少人工干预，优化资金流动。
操作步骤：
确定采购需求→发起采购申请→进行审批→选择供应商→生成采购订单→跟进采购进度→验收货物。
解决企业什么问题：
对于一些拥有众多分支机构的企业，如大型连锁超市，以往各门店的采购需求都是各自向供应商提出，总部难以统一管理和协调，导致采购信息不共享、重复采购等问题频繁出现。但使用供应商管理协同系统后，各门店在系统中提交采购需求，总部可以实时汇总并进行统一采购规划。
【供应商评估模块】
怎么做：
专注于对供应商绩效进行深度评估，通过集成数据分析功能，灵活设置评估指标，如交货准时率、产品质量、服务响应速度等，以全面反映供应商的综合表现。
操作步骤：
设定评估指标→收集数据→进行评估打分→得出评估结果。
解决企业什么问题：
例如，一家电子制造企业在引入该系统的供应商评估功能后，对新的零部件供应商进行了全面评估，综合考虑了供应商的产品质量稳定性、价格优势、交货及时性等因素，最终选择了几家最符合企业需求的供应商，大大降低了因零部件供应问题导致的生产线停滞风险。
【合同管理模块】
怎么做：
专为管理各类合同而设计，涵盖采购合同、备货合同、售后服务合同等，提供从合同创建、审批、执行到归档的全生命周期管理。模块内置合同档案管理功能，确保合同信息的完整性与安全性。
操作步骤：
设置模板→起草合同→审批→执行与跟踪→到期提醒。
解决企业什么问题：
合同管理涉及到企业的多个部门，如采购部门、法务部门、财务部门等，各部门之间的信息沟通和协作可能存在障碍。供应商管理可以将合同管理流程与企业内部的其他业务流程进行集成，实现各部门之间的信息共享和协同工作，提高合同管理的效率和质量。
【库存管理模块】
怎么做：
通过实时库存监控与智能分析，有效避免库存过剩或短缺问题，显著提升库存利用率并降低持有成本。它运用先进的数据处理技术，精准预测库存需求，自动调整补货策略，确保库存水平始终保持在最优状态。
操作步骤：
入库登记→库存监控→出库管理→库存盘点。
解决企业什么问题：
例如，一家电子产品销售企业，在使用该系统之前，经常出现销售部门不清楚库存情况而超卖的现象，导致客户投诉。使用SRM系统的库存管理功能后，销售部门能够实时查看库存，避免了超卖情况的发生。
【物流管理模块】
怎么做：
集成了物流过程的全面管理功能，从物流进度的实时监控到费用的精确核算，再到货物质量的全程追踪，为企业提供了一站式的物流解决方案。通过实时数据分析与可视化展示，企业能够清晰地掌握物流动态。
操作步骤：
订单分配→运输跟踪→签收确认→异常处理。
解决企业什么问题：
例如，一家家具企业，通过该系统对历史订单的物流数据进行分析，发现某些地区的订单可以通过合并运输、选择不同的运输路线等方式降低运输成本。企业根据分析结果优化了物流方案，每年节省了大量的运输费用。
【订单管理】
怎么做：
是业务流程中的关键组成部分，它集中处理订单的创建、跟踪与确认等核心环节。用户可轻松创建订单，系统随即启动自动跟踪机制，实时更新订单状态，确保用户随时掌握订单进展。
操作步骤：
确认需求后录入信息→提交订单→进行审批→跟进执行→完成后归档。
解决企业什么问题：
例如，一家小型电商企业在使用供应商管理系统之前，订单信息经常出现产品数量、规格等填写错误的情况，导致发货错误和客户投诉。使用后，订单表单设置了必填字段和数据验证规则，大大降低了订单信息的错误率。
【采购收货】
怎么做：
专注于采购订单的收货过程管理，通过严格的流程控制，确保采购物品与实际收货内容的一致性。它支持收货信息的实时录入与核对，包括货物数量、规格、质量等关键要素，有效避免信息误差与遗漏。
操作步骤：
收到通知→核对货物→确认收货→登记入库。
解决企业什么问题：
比如，一家制造企业的采购部门在系统中提交了采购订单后，仓库人员收到货物并在系统中完成收货操作，采购部门和财务部门能够立即看到收货信息，从而及时进行订单结算和库存管理等工作。
【发票校验】
怎么做：
它基于采购订单信息与收货凭证，对供应商提供的发票进行细致校验。通过自动化比对功能，该模块能够迅速识别并核对发票上的各项细节，确保与采购订单及实际收货情况完全一致。
操作步骤：
录入发票信息→与订单核对→确认无误后完成校验。
解决企业什么问题
例如，一家中型企业每月会收到大量的供应商发票，财务人员在使用SRM系统之前，手动录入发票信息经常出现错误，导致后续的财务核算和对账工作出现偏差。使用该功能后，系统自动识别发票信息，准确性得到了显著提高。
【支付管理】
怎么做：
该模块集成了自动化的付款处理功能，能够自动匹配已确认的发票与相应的付款信息，减少人工干预，提高支付效率。
操作步骤：
设置信息→发起支付申请→审批后执行支付→记录支付状态。
解决企业什么问题
例如，一家中型制造企业在使用SRM之前，支付申请单需要在多个部门之间来回传递，审批时间长且容易出现遗漏。使用后，企业在系统中设置了采购部门初审、财务部门复审、管理层终审的支付审批流程，每个环节的审批人在系统中可以清晰地看到支付申请的详细信息并进行审批，支付审批流程更加规范和高效。
【采购协同】
怎么做：
通过实现采购需求的在线可视化，极大地促进了采购流程的透明化与高效化。它允许企业内部各部门及供应商实时共享采购信息，确保需求与供应的精准对接。这种协同机制有效缩短了采购周期，提高了响应速度，同时减少了因信息不对称导致的库存积压问题。
操作步骤：
需求确认→信息共享→协同执行→结果反馈。
解决企业什么问题
例如，一家电子产品制造企业，在使用SRM之前，采购部门向供应商发送采购需求后，无法实时跟踪供应商是否收到信息以及回复情况，导致沟通效率低下。使用后，采购需求一旦发送，供应商可以立即在系统中收到通知并进行回复，双方能够实时掌握信息动态，大大提高了沟通效率。
【供应链服务与生态伙伴服务融合】
怎么做：
利用强大的自定义API功能，打破系统间的数据壁垒，实现无缝的数据对接与共享。通过API接口，不同系统能够实时交换关键数据，如库存信息、订单状态、物流追踪等，确保整个供应链流程中的信息透明与协同。
操作步骤：
准备阶段→连接服务→协同运作→持续优化。
解决企业什么问题
比如，一家服装企业在物流配送环节效率较低，通过与专业的物流生态伙伴合作，并利用SRM系统将双方的系统对接，实现了订单信息的实时传输和物流路径的智能规划。这样一来，企业的物流配送时间大大缩短，库存周转速度加快，整体供应链效率得到了显著提升。
Q&A
1.如何对供应商提供的产品或服务进行质量检验和评估？
质量检验：
- 设定明确检验标准，涵盖产品规格等内容并及时更新。
- 管理检验流程，货物到时自动生成任务，服务关键节点设检验点。
- 采集检验数据，确保准确及时。
质量评估：
- 建立多维度指标体系并设定权重。
- 定期汇总数据自动评估，生成报告展示表现。
- 反馈结果给供应商，共同制定改进计划并跟踪实施。
2.能否支持多维度的供应商分类管理，以便快速筛选特定类型的供应商？
- 自定义分类维度：系统允许企业根据自己的需求自定义分类维度，如供应商的行业、地域、产品类型、服务质量、价格水平等。
- 标签管理：系统可能提供标签管理功能，允许用户为供应商添加多个标签，以进一步细化分类。
- 多维度搜索与筛选：系统支持多维度的搜索与筛选功能，用户可以根据自定义的分类维度和标签，快速定位到特定类型的供应商。
- 数据可视化：供应商管理系统可能还具备数据可视化功能，通过图表、仪表盘等形式展示供应商的分类信息、绩效表现等关键数据。
3.当合同条款发生变更时，系统如何通知相关人员并记录变更历史？
通知相关人员
- 实时通知功能：系统支持实时通知机制，当合同条款发生变更时，可以立即通过邮件、短信、系统消息等多种方式通知到相关人员，包括采购人员、法务人员、供应商等，确保他们能够及时获取变更信息。
- 流程审批提醒：如果合同变更需要经过审批流程，系统会在审批的各个环节自动发送通知给相应的审批人员，确保审批流程的顺利进行。
- 移动端支持：系统支持移动端访问，相关人员可以通过手机等设备随时接收变更通知，即使在外出或不便使用电脑的情况下也能及时了解合同变更情况。
记录变更历史
- 版本管理：系统提供版本管理功能，对合同的每一次变更都会保存历史版本，包括变更前后的内容对比、变更时间、变更人等关键信息。这样，用户可以随时查看合同的变更历史，了解合同的演变过程。
- 变更日志：系统会自动生成变更日志，详细记录每一次变更的详细信息，包括变更原因、变更内容、变更影响等。这有助于用户更好地理解变更的背景和目的，以及评估变更对合同执行的影响。
- 报表与查询：系统提供丰富的报表和查询功能，用户可以根据需要生成合同变更报表，对变更情况进行统计分析。同时，用户也可以通过查询功能快速定位到特定的变更记录，查看具体的变更详情。
原文地址：https://blog.csdn.net/2401_87305877/article/details/143052533
免责声明：本站文章内容转载自网络资源，如本站内容侵犯了原著者的合法权益，可联系本站删除。更多内容请关注自学内容网（zxcms.com）！